Ab Mai 2018 gilt die neue EU – Datenschutz – Grundverordung (EU-DSGVO)
Datenschutz bei Bewerberdaten: Qualifizierte Bewerber sind schwer zu finden. Ein Grund, warum Personalabteilungen und Personalberatungen Bewerbungsunterlagen nicht in jedem Fall an abgelehnte Kandidaten zurücksenden. Unterlagen von interessanten Kandidaten werden im Unternehmen gespeichert, um mit diesen für eine andere Position ggf. erneut Kontakt aufnehmen zu können.
Bewerbungsunterlagen und auch Bewerbungsfotos gelten von jeher als besonders schützenswert, da es sich um personenbezogene Daten handelt. Nach aktuellem Recht ist bereits geregelt, das die Speicherung von persönlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses bis zur Besetzung der ausgeschriebenen Stelle erfolgen darf. Ist ein passender Bewerber gefunden, entfällt der Grund, Bewerberdaten zum Zweck der Neubesetzung zu speichern. Die Daten müssen zurückzugeben oder gelöscht werden.
Um sich ggf. gegen Diskriminierungsvorwürfe wehren zu können, kann eine längere Aufbewahrung gerechtfertigt sein. Mögliche Ansprüche müssen nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten nach dem ablehnenden Bescheid geltend gemacht werden. Aber auch über die genannten Fristen hinaus können Bewerberdaten aufbewahrt werden, nämlich dann, wenn ein Bewerber sein ausdrückliches Einverständnis gibt, um z.B. für eine andere Vakanz wieder kontaktiert werden zu können.
Ab 2018 verschärft die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO ) die Dokumentationspflichten, Datensicherungspflichten, Meldepflichten, sowie die Informations- und Auskunftspflichten.
Unternehmen sollten unbedingt ihre datenschutzrechtlichen Strukturen bis 2018 auf den Prüfstand stellen.
Rechtsverletzungen beim Datenschutz werden zukünftig Bußgelder nach sich ziehen, die sich deutlich gegenüber denen der jetzigen Datenschutzgesetze erhöhen werden.
Mit Wirkung ab dem 25. Mai 2018 gilt für das Arbeitsrecht neben der DS-GVO ergänzend das für das Bewerbungsverfahren besonders wichtige neue BDSG 2018.
Für den Umgang mit Beschäftigten-Daten – hierzu gehören wie schon bisher auch die Daten von Bewerbern – sind im BDSG 2018 besondere Regelungen getroffen worden.
Nach Auskunft des Fachanwalts für Arbeitsrecht, Rechtsanwalt Norbert Radeke (www.ra-radeke.de), gilt Folgendes:
- Der Arbeitgeber muss ein angemessenes Schutzniveau im Sinne von § 88 II DS-GVO sicherstellen. Er trägt damit die Verantwortung dafür, dass die Regelungen, die der Gesetzgeber im neuen BDSG 2018 aufgestellt hat, eingehalten werden.
- Mit § 26 BDSG 2018 hat der Gesetzgeber im Ergebnis den Inhalt des bisher und derzeit noch gültigen § 32 BDSG übernommen, sodass die vorstehend genannten Hinweise zum Datenschutz für Bewerber auch weiterhin gelten.
- Für den Fall, dass Daten an einen Betriebsrat weitergegeben werden müssen, wie beispielsweise die Daten von Bewerbern, ist die Berechtigung des Arbeitgebers erstmals im neuen § 26 I 1 BDSG ausdrücklich bestätigt.
- Nach § 26 III 1 BDSG 2018 ist die bisher in § 3 IX BDSG i.V.m. § 28 VI Nr. 3 BDSG geregelte Bestimmung über die Erhebung und Verarbeitung sensibler Daten wie beispielsweise Gesundheitsdaten neu zusammengefasst worden und weiterhin auch gestattet, wenn sie erforderlich ist und schützenswerte Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen. Danach sind allgemeine Fragen nach einer Schwerbehinderung bei der Einstellung unzulässig.
- Eine Einwilligung in die Datenerhebung ist – wie schon erwähnt – notwendig, wenn Daten von Bewerbern nach Ablauf der Bewerbungsphase weiterhin im Unternehmen verleiben sollen. Dies bleibt auch nach dem neuen § 26 II BDSG so richtig. Neben dem Schriftformgebot bleibt zu beachten, dass Bewerber über den Zweck und über ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 7 III DS-GVO aufgeklärt werden müssen.
- Sofern Kollektivvereinbarungen zum Datenschutz bestehen, also beispielsweise Betriebsvereinbarungen, bleiben diese nach § 26 IV BDSG 2018 gültig.
- Die Praxis wird zeigen, ob sich aus der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit dem neuen Bundesdatenschutzgesetz für das Bewerbungsverfahren Änderungen in der Rechtsprechung ergeben werden. Derzeit ist dies laut Aussage von Rechtsanwalt Radeke eher nicht zu erwarten.
