Datenschutz ab 2018 – Umgang mit Bewerberdaten

Datenschutz ab 2018 – Umgang mit Bewerberdaten

Ab Mai 2018 gilt die neue EU – Datenschutz – Grundverordung (EU-DSGVO)

Datenschutz bei Bewerberdaten: Qualifizierte Bewerber sind schwer zu finden. Ein Grund, warum Personalabteilungen und Personalberatungen Bewerbungsunterlagen nicht in jedem Fall an abgelehnte Kandidaten zurücksenden. Unterlagen von interessanten Kandidaten werden im Unternehmen gespeichert, um mit diesen für eine andere Position ggf. erneut Kontakt aufnehmen zu können.

Nach aktuellem Recht ist bereits geregelt, das die Speicherung von persönlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses bis zur Besetzung der ausgeschriebenen Stelle erfolgen darf. Ist ein passender Bewerber gefunden, entfällt der Grund, Bewerberdaten zum Zweck der Neubesetzung  zu speichern. Die Daten müssen zurückzugeben oder gelöscht werden.

Um sich ggf. gegen Diskriminierungsvorwürfe wehren zu können, kann eine längere Aufbewahrung gerechtfertigt sein. Mögliche Ansprüche müssen nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten nach dem ablehnenden Bescheid geltend gemacht werden. Aber auch über die genannten Fristen hinaus können Bewerberdaten aufbewahrt werden, nämlich dann, wenn ein Bewerber sein ausdrückliches Einverständnis gibt, um z.B. für eine andere Vakanz wieder kontaktiert werden zu können.

Ab 2018 verschärft die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO ) die Dokumentationspflichten, Datensicherungspflichten, Meldepflichten, sowie die Informations- und Auskunftspflichten.

Unternehmen sollten unbedingt ihre datenschutzrechtlichen Strukturen bis 2018 auf den Prüfstand stellen.

In der Lebensmittelzeitung hat Kai Haake, Geschäftsführer beim Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) wichtige Fragen zu der neuen Gesetzgebung ab 2018 beantwortet.

Das Bewerbungsgespräch

Das Bewerbungsgespräch

Warum Bewerbungsgespräche häufig zu Fehlentscheidungen führen

Bewerbergespräche sind anstrengend, kosten Zeit und verlaufen (gefühlt) irgendwie immer gleich. Nach dem Erstgespräch wissen beide Seiten häufig nicht mehr voneinander, als das was bereits in den schriftlichen Unterlagen des Kandidaten bzw. auf der Website des Arbeitgebers zu lesen war.

Insbesondere Interviews, die keiner klaren Struktur folgen und die Antworten des Kandidaten kaum oder gar nicht dokumentieren,  führen unbewußt zu unterschiedlichen Bewertungskriterien. Im ersten Moment weniger sympathisch wahrgenommene Bewerber werden strenger beurteilt und fallen schneller durchs Raster. Bei als sympathisch wahrgenommenen Kandidaten werden ggf. vorhandene Mängel an Erfahrung oder fehlende Fertigkeiten auch schon mal gerechtfgertigt:  „Das lernt der ganz schnell in der Praxis!“ Unwillkürlich gestellte Suggestivfragen helfen dem Bewerber, erwartungsgemäß zu antworten. Und dann entsteht auf Arbeitgeberseite nicht selten eine vermeintliche Sicherheit, nun eine richtige und auch schnellere Entscheidung treffen zu können.

Das herkömmliche Bewerbungsgespräch leuchtet in der Regel nicht hinter die Fassade

 

Wenn es um Ihren Vertrieb geht, sollten Sie aber ganz genau wissen, wem Sie Ihr wichtigstes Unternehmensgut anvertrauen!

Es geht um Ihre Kunden und Ihren Umsatz. Sie müssen sicher einschätzten können, ob der potentielle Kandidat zum Unternehmen, zu Ihren Kunden, zur Aufgabe und zu Ihrem Vertriebsteam passt. So wie auch der Kandidat sicher einschätzen können sollte, ob die ausgeschriebene Aufgabe tatsächlich seinen Vorstellungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten entspricht. Ein herkömmliches Bewerbungsgespräch und auch die klassischen Folgegespräche, die in der Regel andere Punkte fokussieren, können diese Sicherheit in der Regel nicht geben.

Haben Sie mit den von Ihnen fokussierten Kandidaten für Ihren Vertrieb schon einmal „Probefahrten gemacht? 

Wenn Sie an die letzten drei Vertriebsmitarbeiter (im Außen- oder Innendienst) denken, die Sie eingestellt haben, würde Sie die selbe Entscheidung heute wieder treffen? Wurden Ihre Erwartungen erfüllt oder haben sich die damaligen Topkandidaten in der Praxis doch eher als Mitläufer präsentiert? Und welche Kosten haben Letztere verursacht?

Vor der finalen Entscheidung beim Kauf eines Neuwagens (hier Mitarbeiter einsetzen) werden Sie es vermutlich nicht beim Durchforsten von Prospekten (hier Bewerbungsunterlagen einsetzen) und den Beratungsgesprächen mit dem Verkäufer (hier Bewerbungsgespräche einsetzen) belassen. Um herauszufinden ob der von Ihnen fokussierte Neuwagen auch wirklich Ihren Anforderungen entspricht, zu Ihnen passt und Sie ein gutes Fahrgefühl haben, werden Sie mindestens eine Probefahrt machen.

Machen Sie auch Probefahrten mit Ihren potentiellen Bewerbern für Ihren Vertrieb. Nicht in einem Neuwagen, aber im Rahmen eines individuellen  Auswahlverfahrens.